Die Prüfungsanordnung liegt auf dem Tisch - was nun? Eine gute Vorbereitung entscheidet oft darüber, ob die Betriebsprüfung reibungslos verläuft oder zu unangenehmen Nachzahlungen führt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie sich optimal auf die Prüfung vorbereiten.
Zeitplan: Die Wochen vor der Prüfung
Sobald Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben, beginnt die Vorbereitungszeit. Nutzen Sie diese Zeit effektiv:
Sofort: Prüfungsanordnung analysieren
Prüfen Sie die Anordnung auf Vollständigkeit. Welche Jahre werden geprüft? Welche Steuerarten? Ist der Termin realistisch? Bei Bedarf können Sie eine Verschiebung beantragen.
2-3 Wochen vorher: Unterlagen zusammenstellen
Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen und ordnen Sie diese systematisch. Erstellen Sie eine Übersicht über die Ablagestruktur.
1-2 Wochen vorher: Selbstprüfung durchführen
Gehen Sie die Buchhaltung kritisch durch. Wo könnten Fragen aufkommen? Welche Sachverhalte sind erklärungsbedürftig?
1 Woche vorher: Arbeitsplatz vorbereiten
Richten Sie einen Arbeitsplatz für den Prüfer ein. Stellen Sie sicher, dass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind.
Tag der Prüfung: Ruhe bewahren
Begrüßen Sie den Prüfer freundlich und sachlich. Zeigen Sie Kooperationsbereitschaft, ohne übereifrig zu sein.
Die wichtigsten Unterlagen vorbereiten
Für eine Betriebsprüfung in der Gastronomie sollten folgende Unterlagen griffbereit sein:
Checkliste: Unterlagen für die Betriebsprüfung
- Jahresabschlüsse und Bilanzen des Prüfungszeitraums
- Gewinn- und Verlustrechnungen
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahreserklärungen
- Alle Z-Berichte und Kassenbücher
- Verfahrensdokumentation für das Kassensystem
- Bedienungsanleitung und TSE-Zertifikat der Kasse
- Wareneinkaufsbelege und Lieferantenrechnungen
- Inventurlisten
- Personalunterlagen (Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen)
- Arbeitszeitnachweise aller Mitarbeiter
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten
- Miet- und Pachtverträge
- Versicherungsunterlagen
- GDPdU-Export der Buchhaltungsdaten
Der Arbeitsplatz für den Prüfer
Der Betriebsprüfer wird einige Zeit in Ihrem Betrieb verbringen. Ein professionell vorbereiteter Arbeitsplatz signalisiert Kooperationsbereitschaft und erleichtert die Prüfung:
Räumliche Anforderungen
- Separater Raum: Idealerweise ein ruhiges Büro oder ein abgetrennter Bereich
- Schreibtisch und Stuhl: Ausreichend Platz zum Arbeiten
- Stromanschluss: Der Prüfer bringt meist einen Laptop mit
- WLAN-Zugang: Falls gewünscht und möglich
Unterlagen bereitstellen
- Ordnen Sie die Unterlagen chronologisch und nach Themen
- Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis für die Ordner
- Halten Sie einen Kopierer oder Scanner bereit
- Bereiten Sie den GDPdU-Export auf einem USB-Stick vor
Tipp: Bieten Sie dem Prüfer Kaffee oder Wasser an. Kleine Gesten der Höflichkeit schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre - übertreiben Sie es aber nicht.
Die Selbstprüfung: Kritische Punkte identifizieren
Bevor der Prüfer kommt, sollten Sie Ihre Buchhaltung selbst kritisch unter die Lupe nehmen. Fragen Sie sich:
Kassenführung
- Sind alle Z-Berichte lückenlos vorhanden und lesbar?
- Stimmen die Z-Bericht-Nummern fortlaufend?
- Sind Kassendifferenzen dokumentiert und plausibel erklärt?
- Existiert eine aktuelle Verfahrensdokumentation?
- Funktioniert der GDPdU-Export einwandfrei?
Wareneinsatz
- Liegt die Wareneinsatzquote im branchenüblichen Rahmen?
- Sind größere Schwankungen erklärbar (z.B. saisonale Effekte)?
- Sind alle Inventuren ordnungsgemäß durchgeführt worden?
Personal
- Sind alle Arbeitsverträge vorhanden und unterschrieben?
- Werden die Minijob-Grenzen eingehalten?
- Sind die Arbeitszeitnachweise vollständig?
- Entsprechen die Löhne dem Mindestlohn?
Umsatzsteuer
- Ist die Aufteilung 7%/19% plausibel?
- Sind alle Eingangsrechnungen für den Vorsteuerabzug vollständig?
Wichtig: Entdecken Sie selbst Fehler, sprechen Sie diese proaktiv mit Ihrem Steuerberater. Es ist besser, Fehler selbst zu korrigieren als sie vom Prüfer finden zu lassen.
Das Vorgespräch mit Ihrem Steuerberater
Vor Beginn der Prüfung sollten Sie ein ausführliches Gespräch mit Ihrem Steuerberater führen:
- Prüfungsstrategie: Wie gehen Sie bei kritischen Fragen vor?
- Anwesenheit: Soll der Steuerberater bei der Prüfung dabei sein?
- Kommunikation: Wer spricht mit dem Prüfer?
- Dokumentation: Wie werden Prüfungsfeststellungen dokumentiert?
- Eskalation: Was passiert bei kritischen Feststellungen?
Empfehlung: Zumindest am ersten Tag und bei der Schlussbesprechung sollte Ihr Steuerberater anwesend sein. Bei kritischen Feststellungen sollten Sie keine Aussagen ohne Rücksprache machen.
Verhaltenstipps während der Prüfung
Der richtige Umgang mit dem Betriebsprüfer kann den Verlauf der Prüfung positiv beeinflussen:
Dos - Das sollten Sie tun
- Freundlich und sachlich bleiben: Auch bei unangenehmen Fragen
- Kooperativ sein: Stellen Sie angeforderte Unterlagen zeitnah bereit
- Ehrlich antworten: Falsche Aussagen können als Steuerhinterziehung gewertet werden
- Nachfragen: Verstehen Sie eine Frage nicht, bitten Sie um Erläuterung
- Notizen machen: Dokumentieren Sie wichtige Gespräche und Feststellungen
- Bedenkzeit erbitten: Bei komplexen Fragen dürfen Sie um Zeit bitten
Don'ts - Das sollten Sie vermeiden
- Nicht spekulieren: Antworten Sie nur, was Sie sicher wissen
- Nicht lügen: Unwahre Aussagen haben schwerwiegende Konsequenzen
- Nicht provozieren: Bleiben Sie auch bei kritischen Feststellungen sachlich
- Nicht zu viel reden: Beantworten Sie nur das, was gefragt wurde
- Nicht alleine entscheiden: Bei kritischen Punkten den Steuerberater hinzuziehen
Die Schlussbesprechung
Am Ende der Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt. Hier werden alle Feststellungen erläutert:
Vorbereitung
- Sichten Sie alle Prüfungsfeststellungen vorab
- Bereiten Sie Gegenargumente vor
- Ziehen Sie Ihren Steuerberater hinzu
Während der Besprechung
- Hören Sie aufmerksam zu und machen Sie Notizen
- Fragen Sie bei Unklarheiten nach
- Äußern Sie begründete Einwände
- Verhandeln Sie über strittige Punkte
Nach der Besprechung
- Prüfen Sie den Prüfungsbericht sorgfältig
- Legen Sie fristgerecht Einspruch ein, wenn nötig
- Setzen Sie erkannte Schwachstellen um
Nach der Prüfung: Lehren ziehen
Jede Betriebsprüfung ist auch eine Chance zur Verbesserung:
- Schwachstellen beheben: Setzen Sie die Erkenntnisse aus der Prüfung um
- Prozesse optimieren: Verbessern Sie Ihre internen Abläufe
- Dokumentation aktualisieren: Halten Sie Ihre Verfahrensdokumentation aktuell
- Regelmäßige Kontrollen: Führen Sie interne Prüfungen durch
Fazit: Eine gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung beginnt nicht erst mit der Prüfungsanordnung, sondern mit einer von Anfang an sauberen und ordnungsgemäßen Buchführung. Mit einer spezialisierten Gastronomie-Buchhaltung sind Sie jederzeit prüfungsbereit.